Sabtu, 13 September 2014

Kali Pertama Menjadi Pengerusi Mesyuarat

Dulu, bila saya jadi setiausaha mesyuarat, saya rasa banyak sangat kerja. Sebelum mesyuarat kena buat tempahan tempat mesyuarat, sediakan surat panggilan mesyuarat dan sediakan senarai kehadiran. Semasa mesyuarat pula kena buat catatan lengkap. Kadang-kadang sampai lenguh tangan buat catatan untuk minit mesyuarat. Tambahan pula, kalau itu mesyuarat PIBG atau mesyuarat guru. Lenguh teramat sebab mesyuarat sangat lama, sampai dua tiga jam.


Selepas tamat mesyuarat kena siapkan minit mesyuarat pula. Minit mesyuarat tak boleh buat sebarang, kena ikut format yang ditetapkan dan menggunakan kosa bahasa yang betul. Ejaan tak boleh silap langsung. Selepas siap minit mesyuarat kena dapatkan pengesahan daripada pengerusi mesyuarat ataupun ketua jawatankuasa yang terlibat. Kalau tak ada masalah dengan minit mesyuarat yang disediakan, boleh la diperbanyakkan dan diserahkan kepada semua ahli mesyuarat. Kalau salah, kena la betulkan semula.




Tapi bila jadi pengerusi mesyuarat, rasanya lagi susah daripada jadi setiausaha. Otak kena banyak berfikir. Pengerusi yang bagus dapat menetapkan agenda dan membincangkannya dengan lengkap dalam masa yang singkat. Beliau juga dapat mengerakkan ahli mesyuarat untuk menjalankan tindakan daripada keputusan mesyuarat. Saya tak nak mesyuarat menjadi sesi buang masa. Buang masa sebab tiada perbincangan yang bermakna. Saya harap, saya dapat jadi pengerusi mesyuarat yang bagus itu. Kalau tak, rosak la unit saya nanti. (^__^)


Kenapa saya kena jadi pengerusi mesyuarat pulak??? Sebab surat bertarikh 5 September 2014 tu laa.