Rabu, 26 April 2017

Program Kesedaran Dan Pembudayaan Amalan Eksa KPM Bahagian 1

MAMPU telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi–agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam.

Perancangan Kerja EKSA terdiri daripada empat peringkat iaitu (1) Persediaan (2) Pelaksanaan 5S (3) Penilaian (4) Penambahbaikkan Berterusan. Berdasarkan Buku Panduan EKSA KPM Standard Penyeragaman EKSA terbahagi kepada beberapa kompenan:

1.0 Keperluan Sudut EKSA
2.0 Ruang tempat kerja/ pejabat
3.0 Ruang Umum
4.0 Keselamatan Persekitaran
5.0 Kawasan Persekiran


Secara khususnya, penjenamaan semula ini dilaksanakan bertujuan untuk membolehkan agensi kerajaan:

  1. memperluas pelaksanaan di agensi-agensi Kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif;
  2. meningkatkan imej korporat;
  3. menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan;
  4. menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau; 
  5. memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan.


1.1 Sudut EKSA


  1. Keperluan Sudut EKSA (GAMBAR 1)
    • secara fizikal (seperti dinding/papan kenyataan)ATAU secara maya.
  2. Tarikh kemaskini ditandatangani oleh ketua zon
  3. Bagi sub-zon yang berminat mengadakan sudut khas; namakan sebagai Sudut Informasi EKSA.

2.0 Ruang Tempat Kerja / Pejabat


2.1 Peralatan Pejabat
  1. Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja/tray dalam laci.
  2. Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat.
  3. Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci bertanda atau berlabel.
  4. Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami.
  5. Arahan/Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di tempat bersesuaian.

2.2 Susun Atur Peralatan Pejabat
  1. Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
  2. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej korporat.
  3. Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja.

2.3 Hiasan Dalaman
  1. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
  2. Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya).
  3. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.
  4. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup TIDAK digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.
  5. Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat TIDAK digalakkan. Jika masih digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi.
  6. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan
  7. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
2.4 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
  1. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang berkenaan.
  2. Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai.
  3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
2.5 Ruang Kerja Terperingkat
  1. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Fail dan Kawasan Kerja Larangan.
  2. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa.
  3. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan).
  4. Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik/ownership/Person-in- Charge) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telepon untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

2.6 Ruang Kaunter
  1. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas.
  2. Kaunter utama mempunyai sistem maklumbalas pelanggan, direktori pelanggan, borang/brosur berkaitan dan bahan bacaan untuk pelanggan.
  3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
  4. Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
2.7 Lantai
  1. Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah-sarap serta tidak berlubang/pecah atau rosak.
  2. Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi.
  3. Inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.

2.8 Dinding/Partition Pegawai/Bilik Pegawai
  1. Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
  2. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat.
  3. Tanda nama dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik pegawai.
  4. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.
  5. Satu sudut mini di partition atau bilik pegawai dibenarkan untuk hiasan peribadi (tidak melebihi 5 items).
  6. Ruangan pantri di partition atau bilik pegawai TIDAK dibenarkan.
  7. Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan di partition atau bilik pegawai.
  8. Senarai aset alih kerajaan (Kew-PA 7) dipaparkan di bahagian dalam partition atau bilik pegawai.
2.9 Siling
  1. Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik.
  2. Label dan penunjuk arah yang bersesuaian disediakan.
  3. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil.
2.10 Lampu dan soket
  1. Pelan lampu/suis dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami.
  2. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.
  3. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.
  4. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil.
2.11 Meja
  1. Di bahagian atas meja :
    • Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan.
    • Satu (1) sudut mini dengan 5 barangan peribadi dibenarkan untuk tapak hiasan (optional).
    • Telefon dan buku direktori (optional).
    • Fail-fail aktif/diari/organizer dan peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
    • Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan.
    • Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).
  1. Di bahagian bawah/tepi meja
    • Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah.
    • Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing.
    • Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.
2.12 Laci (Meja/Almari)
  1. Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas.
  2. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
    • Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
    • Laci tengah dilabelkan DOKUMEN dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.
    • Laci bawah dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
  3. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
    • Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
    • Laci kedua dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbitdan lain-lain.
  4. Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut:
    • Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3, maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel sebagai ALAT TULIS), buku catatan dan dokumen rasmi (dilabel sebagai DOKUMEN).
  5. Meja gunasama di bilik tertentu seperti bilik pemandu, atas faktor keselamatan dibenarkan untuk menggunakan laci bagi menyimpan barang peribadi dan semua laci yang ada pada meja tersebut perlu dilabelkan sebagai PERIBADI.
  6. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.
  7. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih.
  8. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi atau tempat yang bersesuaian dan disusun kemas.

2.13 Kerusi
  1. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan.
  2. Kot/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan).
  3. Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

2.14 Peti Sejuk
  1. Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan yang baik.
  2. Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang disimpan berada dalam keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk. Pastikan tiada makanan yang telah LUPUT tarikh disimpan dalam peti sejuk
2.14 Komputer dan Pencetak
  1. Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna.
  2. Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri- ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk.
  3. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down).
  4. Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.
  5. Wallpaper yang digunakan mengandungi polisi dan objektif manakala screensaver memaparkan Logo EKSA KPM.
  6. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak digunakan.
2.15 Pelabelan dan Lot Parkir
  1. Setiap peralatan yang gunasama dan mudah alih sahaja (contohnya troli) disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan tape untuk tujuan penanda parkir peralatan kerana kesan tape akan merosakkan lantai/karpet );
  2. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon.

Teruskan membaca mengenai EKSA
Program Kesedaran Dan Pembudayaan Amalan ESKA KPM Bahagian 2



Sumber:
Buku Garis Panduan EKSA KPM versi 2.0 [ klik di sini ]
Program Kesedaran Dan Pembudayaan Amalan EKSA KPM [ klik di sini ]
Panduan Pelaksanaan EKSA (MAMPU) [ klik di sini ]